Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

NIHONGO Montréal est inscrite au Registraire des entreprises du Québec. Elle est exploitée par Patrick Chaury, travailleur autonome.

Responsable de la protection des renseignements personnels :
Patrick Chaury
NIHONGO Montréal
Courriel : question@nihongomontreal.ca

Vous pouvez utiliser cette adresse pour toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels, ainsi que pour exercer les droits prévus par les lois applicables.

2. Renseignements personnels recueillis

Les renseignements recueillis dépendent de la façon dont vous utilisez les services de NIHONGO Montréal.

Formulaire de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact du site, les renseignements suivants peuvent être recueillis :

• votre nom;
• votre adresse courriel;
• votre niveau actuel de japonais, si vous choisissez de l'indiquer;
• le contenu de votre message.

Le niveau de japonais est facultatif. Ces renseignements servent uniquement à répondre à votre demande et, le cas échéant, à préparer une éventuelle relation pédagogique.

Réservation de cours

Les réservations sont gérées au moyen de LatePoint, installé sur le site WordPress de NIHONGO Montréal.

Lors d'une réservation ou de la création d'une fiche client, les renseignements suivants peuvent notamment être enregistrés :

• prénom et nom;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone;
• identifiant interne de client;
• service ou type de cours réservé;
• professeur;
• date et heure du rendez-vous;
• nombre de participants;
• historique des rendez-vous passés et futurs;
• statut du compte;
• notes laissées par le client;
• notes administratives, lorsqu'elles sont nécessaires à la gestion des cours.

LatePoint peut également produire des renseignements techniques liés au processus de réservation, par exemple des identifiants de commande, l'état d'une réservation et la date et l'heure auxquelles certaines opérations ont été effectuées.

Journal d'activité de LatePoint

LatePoint conserve également un journal d'activité pouvant contenir notamment :

• la date et l'heure de certaines opérations;
• les courriels automatiques envoyés et leur statut d'envoi;
• le destinataire, le sujet et le contenu de ces courriels;
• des renseignements relatifs au rendez-vous figurant dans ces messages;
• des événements techniques liés à la création ou à la modification d'une réservation ou d'une commande.

Ces journaux sont utilisés pour le fonctionnement, le diagnostic et le suivi du système de réservation. Ils ne sont pas utilisés à des fins publicitaires. Les entrées du journal d'activité âgées de plus de six mois sont supprimées automatiquement.

Communications par courriel

Lorsque vous communiquez directement avec NIHONGO Montréal, les messages peuvent contenir votre nom, votre adresse courriel et tout autre renseignement que vous choisissez de transmettre.

Les courriels servent notamment à :

• gérer les cours et les horaires;
• répondre aux questions;
• envoyer des confirmations ou renseignements administratifs;
• transmettre des notes de cours ou du matériel pédagogique;
• assurer le suivi pédagogique.

NIHONGO Montréal peut occasionnellement envoyer à ses élèves un message de courtoisie, par exemple des vœux de nouvelle année. Ces communications ne constituent pas une infolettre et ne sont pas utilisées pour la publicité ou la prospection commerciale.

3. Finalités de l'utilisation des renseignements

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement lorsque cela est nécessaire notamment pour :

• répondre aux demandes reçues;
• organiser et gérer les cours;
• traiter les réservations et modifications de rendez-vous;
• communiquer avec les élèves;
• fournir les cours et le matériel pédagogique;
• assurer une continuité pédagogique lorsqu'un ancien élève reprend ses cours;
• assurer le fonctionnement et la sécurité du site et du système de réservation;
• résoudre des problèmes techniques;
• tenir les documents administratifs, comptables ou fiscaux requis;
• respecter les obligations légales applicables.

NIHONGO Montréal ne vend ni ne loue vos renseignements personnels et ne les utilise pas pour créer des profils publicitaires.

4. Fondements juridiques lorsque le RGPD ou le UK GDPR s'applique

NIHONGO Montréal est établi au Québec, mais offre également des cours en ligne à des personnes situées à l'extérieur du Canada. Lorsque le Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD) ou le UK GDPR s'applique à un traitement, celui-ci peut notamment reposer sur :

• l'exécution d'un contrat ou des mesures précontractuelles, pour répondre à une demande, organiser une réservation et fournir les cours;
• une obligation légale, notamment pour certains documents comptables ou fiscaux;
• les intérêts légitimes de NIHONGO Montréal, notamment pour assurer la sécurité des systèmes, prévenir les abus, administrer l'activité et préserver une continuité raisonnable de la relation pédagogique;
• le consentement, lorsque celui-ci constitue le fondement approprié ou est exigé par la loi.

5. Paiements

Aucun paiement n'est traité directement sur nihongomontreal.ca et NIHONGO Montréal ne recueille aucun numéro de carte bancaire sur son site.

Les élèves au Canada paient généralement leurs cours par virement Interac, en utilisant les services de leur institution financière.

Pour certains élèves situés à l'étranger, NIHONGO Montréal peut envoyer une facture au moyen de PayPal. Les renseignements nécessaires à l'envoi ou au traitement de cette facture, notamment l'adresse courriel du destinataire, peuvent alors être transmis à PayPal.

Le traitement effectué directement par une institution financière, Interac ou PayPal est régi par les pratiques et politiques de confidentialité de ces organismes.

6. Témoins de connexion (« cookies »)

NIHONGO Montréal privilégie une utilisation minimale des témoins de connexion. Dans la configuration actuelle du nouveau site, aucun témoin n'est utilisé à des fins de publicité ou de suivi comportemental.

Témoins LatePoint

latepoint_cart_*

Maintient les informations nécessaires au processus de réservation. Durée : session du navigateur.

latepoint_selected_timezone_*

Mémorise le fuseau horaire choisi afin d'afficher correctement les disponibilités. Durée : session du navigateur.

latepoint_customer_logged_in_*

Permet de reconnaître un client authentifié pendant sa session. Durée : session; supprimé lors de la déconnexion observée du compte LatePoint.

Ces témoins sont nécessaires au fonctionnement du système de réservation et ne sont pas utilisés pour la publicité.

Témoin de sécurité

L'hébergeur utilise des mécanismes de protection contre les robots et le trafic suspect, notamment Imunify360. Un visiteur normal n'est pas soumis à cette vérification. Lorsqu'une activité est considérée comme suspecte et qu'une vérification de sécurité est déclenchée, un témoin peut être installé après réussite de la vérification afin d'éviter de la répéter. La durée indiquée par l'hébergeur est de 24 heures.

Préférence linguistique

Lorsque la fonction bilingue du site est activée, un témoin fonctionnel peut être utilisé pour mémoriser la langue choisie par le visiteur. Il ne sert pas à la publicité ou au profilage.

Si les pratiques liées aux témoins devaient changer, la présente politique serait mise à jour et un consentement serait demandé lorsque la loi l'exige.

7. Données techniques et journaux du serveur

Comme la plupart des serveurs Web, l'infrastructure d'hébergement peut enregistrer automatiquement certaines données techniques lors d'une visite, par exemple :

• l'adresse IP;
• la date et l'heure de la requête;
• la page ou ressource demandée;
• le type de requête;
• le code de réponse du serveur;
• le navigateur ou appareil indiqué par le « User-Agent »;
• le site ou la page référente, lorsqu'elle est transmise.

Ces renseignements servent principalement à assurer le fonctionnement, la sécurité, le diagnostic et l'administration technique du site.

Les journaux d'accès examinés ne contiennent pas le contenu des messages soumis dans le formulaire de contact.

L'hébergeur fournit également AWStats, qui produit des statistiques à partir des journaux du serveur. Cette analyse est effectuée côté serveur et ne nécessite pas l'installation d'un témoin de suivi publicitaire dans le navigateur.

8. Hébergement et fournisseurs de services

Le site Web et les comptes courriel de NIHONGO Montréal sont hébergés par Web Hosting Canada (WHC).

Selon les renseignements fournis par WHC à NIHONGO Montréal :

• l'hébergement principal se trouve dans un centre de données canadien situé à Montréal;
• les journaux bruts d'accès sont conservés pendant environ un mois;
• les événements de sécurité Imunify360 peuvent être conservés pendant environ 100 jours;
• les sauvegardes d'un compte actif suivent une rotation d'environ trois mois;
• certains fournisseurs de confiance de WHC peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Canada, sous réserve des mesures contractuelles mises en place par WHC.

D'autres prestataires peuvent recevoir des renseignements lorsque cela est nécessaire à la prestation du service, notamment PayPal lorsqu'une facture est envoyée par son intermédiaire.

L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes et fournisseurs qui en ont raisonnablement besoin pour remplir leur fonction.

9. Transferts de renseignements hors Québec ou à l'étranger

Même si l'hébergement principal du site et du courriel se trouve au Canada, certains renseignements peuvent être communiqués ou traités à l'extérieur du Québec ou du Canada lorsque cela est nécessaire, notamment lors de l'utilisation de certains sous-traitants d'un fournisseur, de PayPal ou lorsque la nature internationale d'un service l'exige.

NIHONGO Montréal tient compte de la nature des renseignements, de la finalité du traitement et des mesures de protection offertes par le fournisseur, et applique les mesures requises par les lois applicables avant une communication à l'extérieur du Québec.

10. Durée de conservation

NIHONGO Montréal cherche à concilier la protection des renseignements personnels avec la réalité de l'enseignement à long terme : d'anciens élèves peuvent reprendre leurs cours après plusieurs années d'interruption.

Un simple message de courtoisie envoyé par NIHONGO Montréal, par exemple des vœux de nouvelle année, n'a pas pour effet de recommencer artificiellement une période de conservation.

Lorsqu'un renseignement n'est plus nécessaire à la finalité pour laquelle il est détenu et qu'aucune obligation légale n'impose sa conservation, il est destiné à être supprimé, détruit de façon sécuritaire ou anonymisé lorsque la loi le permet.

Lorsqu'un renseignement est supprimé des systèmes actifs, il peut subsister temporairement dans une sauvegarde jusqu'à ce que celle-ci soit remplacée conformément au cycle normal de rotation des sauvegardes.

11. Élèves mineurs

Les cours de NIHONGO Montréal s'adressent principalement aux adultes, mais des élèves mineurs peuvent être acceptés dans certaines circonstances.

Lorsqu'un élève est mineur, NIHONGO Montréal demande normalement à un parent ou au titulaire de l'autorité parentale de participer à la relation contractuelle et de signer les Conditions générales applicables aux cours. Lorsque la loi exige le consentement d'un parent ou du titulaire de l'autorité parentale pour le traitement des renseignements d'un mineur, ce consentement est demandé.

NIHONGO Montréal cherche dans tous les cas à limiter les renseignements recueillis concernant un mineur à ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir et administrer les cours.

12. Sécurité

NIHONGO Montréal prend des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, l'accès non autorisé, l'utilisation abusive ou la divulgation non autorisée. Ces mesures comprennent notamment des protections techniques liées à l'hébergement et au site, des mécanismes de contrôle d'accès et des outils de sécurité contre le trafic malveillant.

Cependant, aucun système informatique ou moyen de transmission sur Internet ne peut garantir une sécurité absolue.

13. Décisions automatisées et profilage

NIHONGO Montréal ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques ou similaires à l'égard des élèves exclusivement au moyen d'un traitement automatisé.

Le site n'est pas utilisé pour établir des profils publicitaires ou comportementaux des visiteurs ou des élèves.

14. Vos droits

Selon votre lieu de résidence et la législation qui s'applique à votre situation, vous pouvez notamment avoir le droit :

• de savoir si NIHONGO Montréal détient des renseignements personnels vous concernant;
• d'y avoir accès;
• de demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets;
• de demander, dans certaines circonstances, leur suppression;
• de retirer un consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci;
• d'obtenir certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit à la portabilité s'applique;
• de vous opposer à certains traitements ou d'en demander la limitation lorsque le RGPD ou le UK GDPR vous accorde ce droit;
• de déposer une plainte auprès d'une autorité compétente en matière de protection des renseignements personnels.

Toute demande concernant vos renseignements personnels peut être envoyée à question@nihongomontreal.ca.

Une vérification raisonnable de votre identité peut être demandée avant de communiquer ou modifier des renseignements personnels.

15. Plaintes

Si vous avez une préoccupation concernant la façon dont vos renseignements personnels sont traités, veuillez communiquer en premier lieu avec le responsable de la protection des renseignements personnels :

Patrick Chaury
question@nihongomontreal.ca

La demande sera examinée et une réponse sera fournie conformément aux exigences applicables.

Les personnes concernées peuvent également s'adresser à l'autorité de protection des renseignements personnels compétente dans leur territoire. Au Québec, il s'agit de la Commission d'accès à l'information du Québec.

16. Liens et services de tiers

Le site peut contenir des liens menant vers des sites ou services exploités par des tiers. Lorsque vous quittez nihongomontreal.ca ou utilisez directement le service d'un tiers, les pratiques de confidentialité de ce tiers peuvent s'appliquer. NIHONGO Montréal vous recommande de consulter leurs politiques lorsqu'un service externe traite vos renseignements.

17. Modifications à la présente politique

La présente politique peut être modifiée afin de refléter :

• une évolution des services offerts;
• une modification des technologies utilisées;
• l'ajout ou le retrait d'un fournisseur;
• une modification des pratiques de traitement des renseignements personnels;
• une évolution des exigences légales.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.

Lorsqu'une modification importante concerne la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués, NIHONGO Montréal prendra les mesures raisonnables appropriées pour en informer les personnes concernées.

18. Nous joindre

Pour toute question relative à la protection de vos renseignements personnels, pour exercer un droit ou pour formuler une plainte :

NIHONGO Montréal
À l'attention de Patrick Chaury
Responsable de la protection des renseignements personnels
question@nihongomontreal.ca